Как Мы Помогли Интернет-Магазину на WordPress Обрабатывать Заявки в 100 Раз Быстрее

WooCommerce / Contact Form 7 + Notify.Events

Клиент

Medalniza.ru – интернет-магазин по продаже изделий из металла и дерева спортивной направленности: медальниц, полок для кубков, медалей с индивидуальным дизайном. 70% входящих заявок поступает с сайта интернет-магазина, который работает на базе WordPress. Дополнительно на сайте установлен плагин WooCommerce, а также несколько форм для сбора заявок, работающих через плагин Contact Form 7. Оба плагина по дефолту отправляют уведомления о новых действиях – заполнении форм, поступающих заказах – на email.

Во время пандемии доход компании упал, проект пришлось временно перевести только на входящий поток. Менеджер, отвечающая за исходящие продажи, обработку поступающих заявок и все виды коммуникации с клиентами, была вынуждена переключиться на другое место работы в качестве основного, а Медальницей заниматься в свободное время.

Проблема

Тем не менее, входящий поток заявок сохранился, хоть и в меньшем объеме. Но теперь из-за занятости на основной работе менеджер не могла по несколько раз в день проверять общую электронную почту компании, куда падали все сообщения из WordPress. И, соответственно, оперативно отслеживать уведомления о всех новых заказах на сайте, заявках на разработку эскиза и на обратный звонок.

Главная проблема заключалась в том, что заявки с сайта оставались без внимания длительное время. В итоге, получалось, что зачастую с клиентом связывались через полдня, а то и на следующий день – когда заявка уже могла быть не актуальна. За это время клиент мог оформить заказ у конкурентов, которые оказывались быстрее. В результате медленная обработка заявок приводила к потере клиентов и падению прибыли.

Кроме того, неудобство оповещений по email заключалось еще и в том, что некоторые сообщения попросту уходили в спам. А как часто вы проверяете эту папку? Такие заявки, как правило, обнаруживались спустя недели, опять же теряя свою актуальность к этому времени.

Если кратко описать суть, получается следующая цепочка проблем и вытекающих из них неприятных последствий:

Задача

Для того чтобы оптимизировать работу с заявками с сайта и не терять клиентов, CEO Medalniza.ru, Сергей, начал задумываться о поисках решения, которое смогло бы помочь менеджеру замечать заявки сразу же, как они поступают, и оперативно их обрабатывать.

Найти удобный способ отслеживать заявки в реальном времени оказалось не так просто. Одним из главных критериев для Сергея была возможность бесплатного использования сервиса, так как пандемия все-таки повлияла на бизнес. Промониторив несколько сервисов уведомлений, Сергей не смог остановиться на чем-то конкретном. И тут включилось сарафанное радио: знакомые разработчики, которые уже сами пользовались Notify.Events для управления своим проектом, рассказали ему о нашем сервисе.

Решение

К этому моменту мы как раз реализовали плагин для WordPress. К тому же, бесплатный тариф позволял сэкономить, так как, учитывая некоторый спад заявок из-за коронавируса, компания могла уложиться в предусмотренный месячный лимит из 300 сообщений.

С помощью плагина Сергей настроил сбор уведомлений со своего сайта, а в качестве получателя выбрал Telegram, который как раз используется командой Medalniza.ru для внутренней коммуникации. Сначала Сергей настроил отправку уведомлений только себе – чтобы протестировать сервис и оценить удобство использования.

Однако в процессе тестирования оказалось, что интеграция с WordPress из коробки не до конца отвечает всем запросам Сергея и его команды. Например, нельзя было сразу же понять, из какого плагина пришло уведомление. Также интеграция не давала возможности форматирования сообщений. И что самое важное, отсутствовала возможность фильтровать нотификации по приоритету, типу сообщения и времени.

Тогда Сергей обратился к нам с вопросом, возможно ли кастомизировать сообщения конкретно из плагинов WooCommerce и Contact Form 7, которые установлены на его сайте, а также настроить их распределение между членами команды в зависимости от времени.

Изучив вопрос, мы решили добавить в рамках интеграции с WordPress дополнительную поддержку плагина Contact Form 7, а заодно и WPForms вместе с Ninja Forms, а чуть позднее – поддержку WooCommerce. Это обновление сделало возможным форматирование сообщений для каждого плагина отдельно.

Также теперь Сергей смог настроить отправку нотификаций разным получателям в зависимости от времени суток и дня недели. Например, менеджер точно могла быстро обрабатывать заявки после 17:00 в будни и в течение всего дня в выходные. Поэтому в это время уведомления были настроены таким образом, чтобы отправляться только ей. А утром и днем в будни сообщения приходили еще и Сергею – для подстраховки, если вдруг менеджер будет недоступна.

Так как в Notify.Events есть функция подключения дополнительных подписчиков без их регистрации в системе, Сергей смог отправить прямую ссылку своему менеджеру. А она, в свою очередь, подключилась к каналу через удобный ей мессенджер, так же выбрав Telegram.

Кроме WordPress в качестве источника Сергей добавил на канал еще и общий email компании – на случай, если клиенты решат написать туда напрямую.

Результат

Если раньше – когда заявки поступали только на email – время от оставления клиентом заявки до обратного звонка менеджера могло превышать 24 часа, то сейчас – когда все заявки с сайта поступают в Telegram – период ожидания клиента сократился до 10-20 минут. То есть скорость реагирования менеджера на заявки клиентов увеличилась больше чем в 100 раз!

За 1 месяц работы с Notify.Events 31 заявок с сайта поступило в Telegram. 20 из этих лидов превратились в продажи.

Сервис Notify.Events оказался для нас очень полезным. Во-первых, он помог взять под контроль поток поступающих заявок. Во-вторых, благодаря сервису скорость обработки заявок увеличилась в несколько раз. Теперь уведомления моментально приходят в мессенджер менеджеру и руководителю, что позволяет оперативно реагировать на все запросы. В целом, это положительно влияет на конверсию из заявок в оплаченные заказы

Сергей, CEO | Medalniza.ru

Если вам так же, как Сергею, не хватает какого-то функционала или интеграции с нужным сервисом, просто напишите нам на support@notify.events, и мы постараемся найти решение. И, кстати, если вы еще не в курсе, мы дарим до 10 000 бонусных баллов (а иногда и больше) за комментарии и отзывы о Notify.Events в соц.сетях, на форумах и других площадках.